Subtotales.

Introducción:

En esta entrada se visualizara todo lo que es los subtotales de un determinado grupo de datos seleccionados por el autor, sus características, y algunos claros ejemplos de lo que son y las funciones que tienen para hacer una mayor productividad en el medio de la hoja de calculo electrónica de Excel y todas las funciones que se pueden realizar con esta como la suma, promedio, mínima, máxima, de un deteminado subgrupo de datos (datos parcialmente ordenados de una forma en la que se deben de relacionar por un determinado criterio de relación que se especifica en el medio de esta), también se verán las múltiples funciones que ese pueden abordar con este programa y las capacidades que se adquieren y las necesidades que puede cubrir esta gran aplicación de Excel.

Los subtotales son muy utilizados para sacar valores al azar, como por ejemplo:

Un numero determinado de valores que se encuentran en la hoja de calculo:pero que tienen una clara relación de posición o de criterios relacionados por medio en el cual se necesita de un determinado criterio para hacer que el numero de valores de un resultado especifico con relación a un criterio.

SUBTOTALES

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas. 

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

En Excel se puede calcular subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).

 

En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como se muestra en la imagen anterior), podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en cada categoría. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de cálculo.

 

Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc. La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.

En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:

• Botones Ocultar detalles    Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles junto a dicho grupo.
• Botones Mostrar detalles    Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
• Botones Nivel    Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.

La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.

Nivel	Descripción
1	Total general
2	Subtotales de cada grupo
3	Filas de la hoja de cálculo

En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2).

 

Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, lo que le permitirá ocultar detalles concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que desee ocultar las ventas de vallas, campanillas y estacas de bambú (que sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los demás productos y compararlos entre sí.

Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente

1. Seleccione las filas que desea agrupar.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Agrupar.

Excel creará un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4), como se puede ver en la imagen siguiente.

Quitar un grupo

1. Seleccione las filas incluidas en un grupo.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Desagrupar.

 Sugerencia.  Si desea quitar todos los subtotales de una hoja de cálculo, haga clic en la opción Subtotales del menú Datos y, después, en Quitar todos. 

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

 

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exteriores

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

Subtotales

• Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.

• Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.

• Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.

•  En el menú Datos, haga clic en Subtotales.

• En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.

•  En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.

• En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.

-Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.

-Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.

    Haga clic en Aceptar.

Nota: Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

Sugerencia

Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

    Subtotales anidados

•  Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.

• Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte.

Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.  

• Haga clic en el rango que desee ordenar.

• En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

• En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.

• Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Inserte los subtotales exteriores.

-En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
-En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.

-En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos.

Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.

-En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
-Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.

-Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.

    

•  Inserte los subtotales anidados.

-En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
-En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.

•  Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.

• Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

•  Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

Insertar una fila total en una lista

• Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.

• Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.

EJEMPLO DE SUBTOTAL.

 

En el ejemplo se demuestra que se puede llevar a cabo un determinado un determinado orden de acomodamiento de la selección de la segunda columna determinada por el usuario y por el total general que se llevo a cabo por la suma de todas las celdas que están en orden por los días de la semana y por el orden de valores regresivos a los que se les da un formato determinado en el medio.

El ejemplo aparecera en la hoja de calculo siguiente que determinara la orden total de cada subtipo criterio que necesita el usuario para realizar su trabajo correctamente.

En el ejemplo se marca un orden alfanumerico que consiste en que toda la información que este en esa gráfica sea correcta y que tenga la facilidad de cambiar en un momento determinado. 

También no se muestra la parte desintegradora de la tabla que consiste en ser: las seldas de la tabla que faltan en la segunda y que se encuentran en la primera tabla de datos resueltos por la hoja de calculo de Excel. 

 

En la imagen solo se muestra el final de todo el resultado en conjunto que se suponía, tenia que sumar el valor de cada día del mes en el que se puso el tiempo y la variación de todo lo que contiene información determinada para ser un valor para formar la segunda imagen determinada por el resultado del valor de cada día de una de las 4 semanas en conjunto y sumadas en un total general que definía una operación que se necesita en caso de necesitar algo muy especifico de todos los datos expuestos en la formula de este conjunto de datos.

En el procedimiento inicial se debe de elegir a un determinado rango de selección que se debe de encontrar en un determinado espacio y con valores respectivos a los necesarios en el momento indicado, así como en la imagen, se muestran las distintas variables en las que llevara a cabo las operaciones determinadas por el usuario y que deben de estar ligadas a un numero o clave de igualdad que los separa en subtipos mas pequeños, las características de cada uno es que va especificando un mejor orden de aprensión, al momento de separar en otras ramas, se deben de asegurar que sea como en la figura: todos los días de la semana.  Y por ultimo los números en los que se llevaran a cabo las operaciones décadas por el usuario y las que se necesitan para hacer que los subtotales devuelvan un resultado procedente de estos números.

Para el siguiente paso es necesario hacer que todos los datos sean seleccionados en el momento que se requiera hacer el subtotal que se requiere. Los datos se seleccionan con el botón derecho del mouse y se da clic sobre estos, los cuales deben de estar en el señalados en forma de tabla sin escases de datos en ninguna columna o fila.

Se debe de seleccionar el menú datos para que se desgloce las opciones que están incluidas en esta, las cuales están en la parte superior de  la ventana de aplicación, se selecciona el menú datos, se da clic en este, y aparecerá en la ventana de aplicación una imagen parecida a esta:

 Se da clic en la opcion que dice subtotal y deberá parecer en la hoja de calculo, una imagen como la siguiente:

El cuadro de dialogo marcado como subtotales, tiene la opción de convertir los datos de cada determinada categoría como el dia, cuya categoría también necesitara usar una función, la cual puede ser:suma, cuenta, promedio, máxima, mínima, producto, contar números, desvest, desvestp, var y varp, las cuales se encuentran como opciones en la selección de datos a elegir. La selección de agregar subtotal a: es una opcion importante, ya que gracias a esta se vera de forma mas precisa la categoría a la que queremos aplicar el subtotal, la imagen muestra que todo las 4 categorías seleccionadas por el usuario: día, semana, día de la semna, temperatura.

Muestra tres opciones las cuales son:

Reemplazar subtotales actuales.

Salto de pagina entre grupos.

Resumen debajo de los datos.

El ejemplo obedecerá las opciones predeterminadas por la hoja de calculo.

En el ejemplo se muestra el caso que no es posible realizar por el que se deberá de reestablecer los valores requeridos por el cuadro de dialogo.

En la imagen se muestra la función de Máximo al ser aplicada en la semana 1, se debe a que esto es en particularidad solo de la primera semana, y que no tiene relación con las otras tres semanas mas que aparecen con un subtotal diferente al establecido por el usuario.

El paso siguiente es solo aplicar el subtotal a todas las demás partes de la tabla:

En la imagen se puede apresiar el orden que se lleva en:

•  Los números de registros de temperatura.
• El numero de semanas en orden
• Los días de la semana ordenados progresivamente
•  Los números que son las temperaturas que están en la parte derecha de la tabla.
• El máximo de cada semana en la temperatura.
• Y el máximo en general de todas las temperaturas escritas.

Y esos son los pasos para crear subtotales en la hoja de calculo electronica Excel Microsoft.

Reflexión:

"Los subtotales aplican funciones a un determinado numero y clasificacion de datos ordenados por filas o por columnas, siendo las filas las mas comunes y pueden ser útiles para llegar a soluciones concretas y en conjunto de varios campos de datos ordenados y con resultantes valores automáticos, los valores que se pueden ingresar son y pueden ser anidados, exteriores, o incluso hasta individuales.

Puede ser aplicados a todas las calificaciones de los alumnos de una escuela, que en este caso se revolverá con factor común que seria el grupo  el grado en el que se encuentra cada uno de los estudiantes, así como, la calificación promedio de todos los estudiantes de un grupo, de un grado, de la escuela en general, de otras escuelas, en todo el país. Las acciones que se pueden ejecutar son muy pocas pero muy eficientes en la selección de información seleccionada".

Salvador Cintora Gerardo.